Styring og kontroll i virksomheten

Risikoanalyser (RIS) av mål og resultatstyring ble gjennomgått våren 2023 i avdelinger og seksjoner.

Lærlinger

Fra tildelingsbrevet: Lærlinger skal stå i et rimelig forhold til virksomhetens størrelse.

Riksantikvaren er godkjent lærebedrift i mediegrafikerfaget (2019), IT-utviklerfag (2022) og for innholdsproduksjon (2023). Vi har for tiden to lærlinger hos Riksantikvaren, en som ble ansatt i august 2022 (IT-utvikling) og en som ble ansatt i august 2023 (innholdsproduksjon). Lærlingen vi hadde i mediegrafikerfaget fra 2021 avsluttet sin kontrakt ved fullført læretid i august 2023. Riksantikvaren har hatt en til to lærlinger siden vi første gang ble godkjent som lærebedrift i 2019 og har svært god erfaring med dette.

Konsulentbruk

Fra tildelingsbrevet: Redusere konsulentbruken

Bruken av konsulenter var 25,5 millioner kroner i 2023, noe som var 2,9 millioner kroner lavere enn i 2022 (-10 %) og 4,3 millioner kroner lavere enn konsulentbruk i toppåret 2021. 67 % av Riksantikvarens konsulentbruk gjaldt digital tjenesteutvikling, samt drift og vedlikehold av IKT-systemene. 2 millioner kroner av konsulentbruken var relatert til leie av prosjektleder for arbeidet med bevaringsstrategiene. I tillegg har Riksantikvaren leid inn konsulentbistand til program for medarbeiderskap og lederutvikling. I forbindelse med utlysning og forhandlinger om nye kontorlokaler, har vi benyttet oss av rådgiverbistand fra Statsbygg.

Innleie har vært absolutt nødvendig som følge av at Riksantikvaren selv ikke innehar kompetanse til de nevnte digitale utviklingsarbeidene, eller har hatt tilstrekkelig interne ressurser til prosjektledelse.

Riksantikvaren har i 2023 ikke benyttet konsulentbistand fra kommunikasjonsbransjen.

Desentralisert arbeid

Fra tildelingsbrevet: Virksomheten skal vurdere mulighetene for desentralisert arbeid og legge til rette for dette der det er hensiktsmessig.

Riksantikvaren har inngått avtale om mulighet for hjemmekontor to dager per uke med alle medarbeidere, som har arbeidsoppgaver som er mulige å håndtere fra hjemmekontor. Avtalen er i tråd med sentral forskrift om hjemmearbeid.  Riksantikvaren har tre medarbeidere på distriktskontorer utenom hovedkontoret i Oslo.

Våren 2023 ble det gjennomført intern og ekstern revisjon tilknyttet standarden ISO 27001. I tillegg ble det i 2023 gjennomført skrivebordsøvelse for beredskapsledelsen og for vararepresentantene, samt en beredskapsøvelse/spilløvelse for beredskapsledelsen

Intern revisjon ISO 27001

Intern revisjon av etterlevelse av ISO 27001 ble gjennomført i henhold til standarden og «Policy for gjennomføring av interne revisjoner og tilsyn i KLD og etatene» om samarbeid i revisjonsnettverket i miljøforvaltningen. Riksantikvaren har samarbeid om interne revisjoner med Norsk Polarinstitutt.

Tema for intern revisjon ISO 27001 var Mobilt utstyr og fjernarbeid (Punkt A.6.2) og Fysisk og miljømessig sikkerhet (Punkt A.11). Formålet med revisjonen var å belyse to tematiske områder:

• Hvordan Riksantikvaren forhindrer uautorisert adgang til organisasjonens informasjon og systemer for informasjonsbehandling, samt hvordan sikres utstyr og aktiva i organisasjonens drift.
• Hvordan Riksantikvaren sikrer informasjon der fjernarbeid utføres, og hvordan håndteres risiko forbundet med mobilt utstyr.

Intern revisjonen har ikke funnet avvik knyttet til kravene i ISO27001, men har foreslått seks forbedringspunkter. Ut ifra en samlet vurdering, bekrefter revisjonsrapporten at Riksantikvaren oppfyller kravene i ledelsessystem for informasjonssikkerhet.

Ekstern revisjon ISO 27001

Som en del av prosessen med revisjon av godkjent ISO-sertifisering, ble det gjennomført en oppfølgingsrevisjon. Nemko fant et avvik ved denne revisjonen knyttet til manglende oppfølging av SoA (anvendelighetserklæringen). Avviket er nå lukket, og sertifiseringen er opprettholdt. Riksantikvaren har ivaretatt sitt oppfølgingsansvar, og oppfyller kravene i ISO27001 til et ledelsessystem for informasjonssikkerhet på en tilfredsstillende måte.

Beredskapsøvelse

Krise- og beredskapsledelsen hos Riksantikvaren gjennomførte i april en samling for å bli oppdatert på det aktuelle trusselbildet som PST, NSM og E-tjenesten la frem i februar. Videre ble samlingen benyttet for å starte revisjon av vårt beredskapsplanverk. Tilsvarende samling ble avholdt med beredskapsledelsens vararepresentanter i juni. Planverket revideres kontinuerlig, ikke minst med tanke på Riksantikvarens beredskap i forhold til “hverdagskriser” som brann og ekstremvær (flom, ras, vind etc.).

I oktober ble det avholdt spilløvelse for beredskapsledelsen med tema “ansatte skadet/omkommet på avdelingstur med buss i Finnmark”. Øvelsen ble planlagt og ledet av Sikkerhetsledelse AS i samarbeid med sikkerhetsleder hos Riksantikvaren. Hovedpunktene i evalueringen var at beredskapsledelsen gjennomførte øvelsen på en kvalitetsmessig god måte, men at vi også skal jobbe videre med de evalueringspunkter som viste muligheter til forbedring i planverket og arbeidsprosessene.

Riksrevisjonen

Riksantikvaren har for 2022-regnskapet ikke mottatt merknader fra Riksrevisjonen som har krevd videre oppfølging i 2023.

Flytteprosjektet

Riksantikvarens leieavtale i Dronningens gate 13 utløper 31. desember 2024. Det er besluttet at Riksantikvaren skal flytte inn i nye lokaler i Schweigaards gate 28 i Oslo. For at overgangen til nye lokaler blir best mulig, og for å sikre god fremdrift og involvering, har Riksantikvaren etablert et flytteprosjekt.

Det er etablert en styringsgruppe (ledergruppen og representanter for IDF og AMU) som tar beslutninger underveis. Medbestemmelse sikres gjennom styringsgruppen, IDF og AMU.

Riksantikvaren har landet på et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept.

Riksantikvaren har flere medarbeidere som har jobbet mange år i Riksantikvaren og i Dronningens gate 13. Utformingen av arbeidsplassen blir annerledes når Riksantikvaren skal inn i nye lokaler. Prosjektet vil bidra til en endrings- og modningsprosess for medarbeiderne hos Riksantikvaren. Det er et mål at nye lokaler skal bidra til bedre intern samhandling og en smidigere organisasjon.

Ledelse og medarbeiderskap

Riksantikvaren har en systematisk og langsiktig satsing på utvikling av ledelse og medarbeiderskap. Som et ledd i dette er det etablert programmer for lederutvikling og et program for medarbeiderskap hos Riksantikvaren.

Riksantikvaren har hatt et program for lederutvikling som løp ut 2023. Det skal iverksettes neste fase i dette programmet i løpet av 2024. Ledelse og medarbeiderskap er viktige virkemidler for å realisere målene i Riksantikvarens strategi. Det å se lederutvikling og arbeidet med medarbeiderskap i sammenheng er viktig. I dette arbeidet er også organisasjonskultur og verdier viktige elementer.

Høsten 2022 ble det søkt om tariffavsatte kompetansemidler fra KDD til program for medarbeiderskap i 2023 og 2024. Riksantikvaren ble tildelt kompetansemidler til gjennomføringen av programmet. I 2023 ble det fastsatt målsettinger for arbeidet, gjennomført tre heldagssamlinger for alle ledere og medarbeidere og to samlinger per avdeling. Som en del av programmet ble medarbeiderne hos Riksantikvaren blant annet enige om et sett medarbeiderprinsipper. Det var allerede utformet et sett ledelsesprinsipper gjennom lederutviklingsprogrammet. Disse to settene med prinsipper skal komplettere hverandre. Det arbeides videre med dette i 2024.

Selv om programmet for medarbeiderskap avsluttes våren 2024, vil ikke arbeidet med medarbeiderskap avsluttes. Riksantikvaren skal fortette arbeidet med medarbeiderskap og implementering av medarbeiderprinsippene bredt i organisasjonen i etterkant av programmet. Eksempelvis ved rekruttering, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser, nye arbeidsmetoder i aktivitetsbasert kontorkonsept med mer.

Medarbeiderundersøkelse

Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført hos Riksantikvaren våren 2023. Undersøkelsen kartlegger viktige forhold knyttet til ansattes trivsel, engasjement og opplevde rammer for å gjøre en god jobb.

Riksantikvaren ønsker en systematisk og langsiktig satsing på utvikling av medarbeiderskap og har derfor valgt å inkludere dette som eget tema i medarbeiderundersøkelsen.

I undersøkelsen fikk de ansatte spørsmål om blant annet:

• trivsel og engasjement
• nærmeste leder
• balanse mellom jobb og privatliv
• seksjonens/enhetens samarbeids- og gjennomføringsevne
• inkludering og medarbeiderskap

Resultatene fra undersøkelsen brukes til oppfølgingsdialoger i avdelingene. Ved å gjennomføre kartleggingen, og oppfølgingen i etterkant, ønsker Riksantikvaren å videreføre våre styrker og utvikle våre forbedringsområder.

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler er viktig for Riksantikvaren som et ledd i utvikling for medarbeiderne våre. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler for alle medarbeidere i 2023.

Arbeidsmiljø / HMS

Riksantikvaren skal være en ansvarlig arbeidsgiver som sørger for oppfølging etter behov. Under er det en oversikt over ulike tiltak og aktiviteter Riksantikvaren har iverksatt for å understøtte dette.

Handlingsplan for aktivitets- og redegjørelsesplikten
Riksantikvaren har laget en handlingsplan for aktivitets- og redegjørelsesplikten. Temaet ble diskutert i et møte med hovedverneombud og ansattes representant, og handlingsplanen har blitt laget på bakgrunn av tilbakemeldingene fra møtet. Handlingsplanen beskriver hvordan Riksantikvaren skal jobbe med likestilling og diskriminering. Planen beskriver hva som skal gjøres, hvordan, når og hvem som er ansvarlig. Planen blir gjennomgått og diskutert i AMU hvert år og følges opp av HR. Handlingsplanen i 2023 bidro til å inkludere tema som medarbeiderskap og inkludering i medarbeiderundersøkelsen. Ved å inkludere disse temaene i medarbeiderundersøkelsen fikk vi som arbeidsgiver bedre innsikt i hvordan disse temaene berører våre ansatte.

Trening i arbeidstiden
For å fremme god helse og bedre livskvalitet oppfordrer vi våre medarbeidere til å trene. Alle ansatte har mulighet å trene inntil en time i uken i arbeidstiden. Riksantikvaren har en avtale med Muskelklinikken, hvor de ansatte kan trene, både som egentrening og delta på gruppetimer. Mange ansatte benytter seg av gruppetimene. Arbeidsgiver har fått gode tilbakemeldinger på at dette er et ønsket tiltak som fører til bedre helse og en sosial arena.

Psykologtjenester
Riksantikvaren har avtale med Moment om psykologtjenester. Ansatte kan få bistand om det skjer noe, både i jobben og/eller privat, som gjør at de trenger å snakke med en profesjonell part. Det skal være en lav terskel for bruk av denne tjenesten. Arbeidsgiver har erfart at flere ansatte har benyttet seg av tjenesten, og fått god hjelp.

AKAN
Som en del av AKAN-arbeidet hos Riksantikvaren er det utarbeidet AKAN-retningslinjer. Riksantikvaren ønsker tidligst mulig å tilby ansatte med ulike rusproblemer hjelp etter mønster fra AKAN – Arbeidslivets kompetansesenter for rus- og avhengighetsproblematikk. Ansatte skal så tidlig som mulig få tilbud om hjelp både i arbeidsmiljøet og i samarbeid med bedriftshelsetjenesten eller Moment. I 2023 har vi ikke hatt noen tilfeller.

Bedriftshelsetjeneste
Riksantikvaren har en avtale med Agil Helse om helsekontroller og førstehjelpskurs. I 2023 fikk alle ansatte tilbud om helsekontroll. Ansatte fikk også tilbud om å ta influensavaksine. Mange ansatte ønsket å benytte seg av både helsekontroll og vaksinetilbudet. Dette er forebyggende tiltak som kan bidra til å forebygge sykdom og skader. I tillegg tilbyr vi førstehjelpskurs. Kurset som ble avholdt i 2023 hadde god oppslutning, og vi gjennomgikk blant annet HLR og hjertestarter.

Sykefravær
Sykefraværet hos Riksantikvaren i 2023 viser 5,9 %, mot 4,5 % i 2022. Riksantikvaren har de siste fem årene hatt en gjennomsnittlig sykefraværsprosent på 4,4.

HR følger systematisk opp sykefravær, uavhengig av om sykefraværet er arbeidsrelatert eller skyldes andre forhold. Sykefraværet hos Riksantikvaren har over lang tid vært lavt og stabilt. I HMS-planen for 2023-2024 er det satt mål om å opprettholde lavt sykefravær, på under 5 %. Vi ser at vi i 2023 er noe over dette tallet. Sykefraværet følges opp jevnlig. Høsten 2023 var det et høyt sykefravær da flere ansatte fikk typiske høst-/vintersykdommer, blant annet Covid. I tillegg har det i 2023 vært flere langtidssykemeldinger enn tidligere år, disse tilfellene har ikke vært arbeidsrelaterte. Der det har vært høyt sykefravær, har vi omfordelt oppgaver, mens vi er bevisst på å holde belastningen på den enkelte medarbeider på et forsvarlig nivå. Som en konsekvens har enkelte oppgaver ikke vært mulig å gjennomføre.

Figur 4  Sykefravær de siste 5 år