Styring og kontroll i virksomheten

Risikoanalyser (ROS) av mål og resultatstyring ble gjennomgått våren 2020 i avdelinger og seksjoner hos Riksantikvaren. Det ble benyttet et risikovurderingsverktøy utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Prosessen ble gjennomført trinnvis og risikobildet aggregert oppover, fra seksjonene til avdelingene, fra avdelingene til Riksantikvarens ledelse, og deretter til Klima- og miljødepartementet (KLD). Avdelingene vurderte hvilke av de mest kritiske målsetningene som skulle løftes inn i den overordnede ROS-analysen for Riksantikvaren. Ledergruppen diskuterte nivellering av nivå og prioriterte hvilke av temaene fra avdelingenes analyser som skulle inn på overordnet nivå. De mest kritiske målsetningene for måloppnåelsen for Riksantikvaren i 2020 er følgende:

• Samordnede arkivtjenester i miljøforvaltningen (lagt til Miljødirektoratet) uten redusert tjenestekvalitet.
• Basisutstillingen er levert, installert og i drift på Vega, Alta og Geiranger i løpet av 2021.
• Lansering av digitale systemer knyttet til Regionreformen (KF2020).
• Regionreformen – riktig bruk av regelverk. Riksantikvaren skal følge relevant regelverk for etatens ansvarsområde.
• Riksantikvaren er tilskuddsforvalter og må føre kontroll med at tilskuddene brukes i tråd med det statlige økonomiregelverket.
• Evaluering (følgeevaluering) av regionreformen.

De tiltakene/temaene som er mest kritiske for måloppnåelsen for Riksantikvaren følges opp i årsplanen til ledergruppen gjennom året. Tiltakene som avdelingene og seksjonene har utformet er en integrert del av avdelingsplaner, aktivitetsplaner med videre, og følges opp i den løpende styringen. Avdelingene tar videre sine analyser inn i årsplanene for året.

Det er i 2020 gitt fellesføringer som skal følges opp.

• Riksantikvaren har byttet ut all bruk av plast i kantinen med miljøvennlige produkter som kan resirkuleres. Riksantikvaren deltar i prosjektet «kutt 2020», gjennom ISS. Prosjektet går ut på at man sammen skal få ned matsvinnet i kantinen.
• Det var planlagt bestilt inn interne miljøstasjoner i hver etasje før pandemien oppstod. Dette er et arbeid som er planlagt fullført innen vi er tilbake til kontoret etter koronapandemien.
• Som følge av pandemien har bruk av kopipapir/papirutskrifter blitt redusert. Det samme gjelder reiser.
• Riksantikvaren vurderer nå hvordan arbeidshverdagen vil bli etter pandemien.

Tiltak – hva har vært vellykket?

• Riksantikvaren har deltatt løpende på Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings (DFØ) kurs for oppfølging av Inkluderingsdugnaden gjennom de tre siste årene.
• Riksantikvaren har deltatt i et samarbeidsprosjekt med KLD og de underliggende etater i å utarbeide en felles handlingsplan for miljøfamilien for 2021.
• I 2019 justerte Riksantikvaren stillingsannonsene i tråd med anbefalingen fra Difi og oppdaterte disse i henhold til anbefalingene som kom fra DFØ i 2020.
• Opprettet kontakt med NAV/St. Hanshaugen som bistår oss med å finne kvalifiserte kandidater med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV til utlyste stillinger hos Riksantikvaren.
• Eget ikon for hull i CV er installert i vårt rekrutteringssystem. Ikon for nedsatt funksjonsevne har vært et valg i flere år.
• Leder for den enkelte rekrutteringen i samarbeid med HR har et særskilt ansvar for å vurdere kvalifikasjonene til søkere med nedsatt funksjonsevne og søkere som har «hull i CV».
• HR opplyser intervjugruppen om søkere som kommer inn under inkluderingsdugnaden og om reglene som gjelder for disse gruppene.

Tiltak – hva har vært utfordringer?

Riksantikvaren ser følgende utfordringer knyttet til å oppnå fem prosent-målet:

• Riksantikvaren har relativt få søkere til faglige stillinger, fordi det er et smalt kompetansefelt vi rekrutter fra. I de enkelte ansettelsessakene er det derfor generelt få søkere som krysser av for nedsatt funksjonsevne og/eller hull i CV. En del av de som krysser av tilfredsstiller heller ikke kravene som er satt for å komme i betraktning. Av de få reelle søkerne i gruppene er det også få kvalifiserte søkere i målgruppa. I 2020 var det ingen som krysset av for nedsatt funksjonsevne på de faglige stillingene. Det var heller ingen med hull i CV.
• Til administrasjonsstillingene hos Riksantikvaren (HR, IT, kommunikasjon og så videre) er det flere søkere enn på de faglige stillingene. Vi har likevel ikke hatt mange kvalifiserte i målgruppen på disse stillingene. I 2020 var det sju kandidater som krysset av for nedsatt funksjonsevne i sin søknad. Fem av disse ble vurdert som ikke kvalifisert for stillingen. To søkere med nedsatt funksjonsevne ble innkalt til førstegangsintervju i 2020, men nådde dessverre ikke helt opp i intervjuet i forhold til kvalifikasjonene som var satt til stillingene og ble derfor ikke innkalt til annengangs intervju.
• I 2021 vil Riksantikvaren i større grad benytte seg av hjelp fra NAV som kan bistå oss i å finne kandidater som er innenfor målgruppen og som kan være kvalifisert til de enkelte stillingene.
• For å realisere regjeringens inkluderingsdugnad skal Riksantikvaren utvikle enda bedre rutiner og arbeidsformer i personalarbeidet med sikte på å nå målene, blant annet slik:
  • Målene for inkluderingsdugnaden fastsettes og følges opp i Riksantikvarens planverk.
  • Målene forankres bedre i ledergruppen og på mellomledernivå.

På oppdrag fra KLD er det gjennomført en egen­evaluering av bevaringsprogrammet bergkunst og bevaringsprogrammet arkeologiske kulturminner og kulturmiljø (se henholdsvis s. 45 og s. 46).

Evaluering av prosjektet for bevaring av middelalderruiner (2006-2020) foreligger (se s. 55). Ruiner omfattet av sikrings- eller konserveringsarbeider er i klart forbedret tilstand.

Riksantikvaren har prioritert tett oppfølging av fartøyvernsentrene i etterkant av evalueringen i 2017-2018 (se s. 56).

Fredningsprosessen for kulturmiljø Henningsvær er en oppfølging av fredningsstrategiens handlingsplan og fokus på prioriterte temaer. Fredningssaken følger opp evalueringen av fredete kulturmiljøer (se s. 59).

Riksantikvaren gjennomfører i 2021 en evaluering av fredningsarbeidet i strategiperioden 2015–2020 (se s. 59). Dette er et viktig arbeid for å se hvilke virkemidler og tiltak som har forbedret kvaliteten og innholdet i fredningsarbeidet i Norge.

Det er gjennomført en omfattende evaluering av prosjektet Kulturminner i Kommunen (KIK) med en ekstern evaluator. Resultatene fra evaluering vil tas med i det videre arbeidet med KIK (se s. 60).

Følgeevaluering av regionsreformen ble innledet med en nullpunktsmåling i 2019 og rapportering i mars 2020. Basert på erfaring og evaluering av nullpunktsmålingen er det etter anbudskonkurranse, utarbeidet et revidert indikatorsett og oppdaterte måleinstrumenter. Samtidig startet intern datainnsamling hos Riksantikvaren. Datainnsamling internt i Riksantikvaren avsluttes 1. mars 2021. Rapport foreligger innen utgangen av mars 2021 (se omtale av oppdrag s. 104).

På grunn av implementeringen av KF 2020 i fylkeskommuner, samt omfattende omstillingsprosesser i kjølvannet av det, vurderte Riksantikvaren som mest hensiktsmessig å utsette tilsynsbesøkene i fylkeskommunene til 2021. Fylkeskommunene er i gang med å ta i bruk nye rutiner og prosedyrer for tilskuddsforvaltningen, og det vil ta noe tid før disse er innarbeidet. Riksantikvaren har imidlertid jobbet i år med oppfølgingen av tilsynsrapporter fra 2019, fra tilsyn i Telemark og Vestfold og Aust-Agder.

Riksantikvaren har ikke mottatt merknader fra Riksrevisjonen eller rapporter fra tilsynsmyndigheter i 2020, som krever oppfølgingstiltak.

Riksantikvaren endret verktøy for medarbeidermåling høsten 2018, og gikk over til medarbeidermålingen Avant. Ledergruppen besluttet videre å gjennomføre målingen annet hvert år.

Vi gjennomførte ny medarbeidermåling høsten 2020 og benyttet samme verktøy som i 2018. Måleperioden var fra 8.–22. oktober, med start på oppfølging av resultater og tiltak medio november. Frist for å ferdigstille tiltaksplaner var 31. januar 2021.

Riksantikvarens ledergruppe har deltatt på topplederprogrammet i regi av Digdir i 2020. Det er gjennomført månedlige lederforum for alle ledere der emner innen ledelse løftes og diskuteres. Av særlig relevante temaer som har vært på agendaen i år er gjennomføring av medarbeidersamtaler, gjennomføringsplan for høstens medarbeidermåling og et eget lederkurs innen digital ledelse/hvordan lede medarbeidere på hjemmekontor ved hjelp av videomøter.

Riksantikvaren har anskaffet et lederutviklingsprogram for alle lederne. Programmet har oppstart i 2021.

For 2020 er kjønnsfordelingen mellom kvinner og menn i lederstillinger 80 prosent kvinner og 20 prosent menn.

Sykefraværet hos Riksantikvaren i 2020 var på 3,9 prosent. Dette er en reduksjon på 0,2 prosentpoeng fra 2019 (4,1 prosent). I 2018 var sykefraværet 4,4 prosent.

Gjennomsnittlig egenmeldt sykefravær for 2020 er på 0,9 prosent. Dette er det laveste egenmeldte sykefravær Riksantikvaren har hatt de siste årene. I gjennomsnitt har Riksantikvaren ligget på ca. 1,5 prosent egenmeldt sykefravær de siste syv årene.

Gjennomsnittlig legemeldt sykefravær for 2020 har økt med 0,6 prosentpoeng sammenlignet med 2019.

*Tallene er hentet ut fra årlig likestillingsrapport for Riksantikvaren.

Vi har fokus på digitale løsninger som gir helhet og effektivisering.

Prioritering (16)

Riksantikvaren skal arbeide for en helhetlig og effektiv kulturminneforvaltning på alle nivåer (stat, fylke, kommune, eier) for å ta vare på kulturminner og -miljøer

Samlet vurdering av resultatoppnåelse

Riksantikvaren har i løpet av 2020 utviklet to viktige digitale løsninger som vil bidra til en enhetlig og effektiv kulturminneforvaltning, Digisak og Spor. Digisak er et søknads- og saksbehandlingssystem for tilskudd og Spor gir saksbehandlere tilgang til viktig arkivmateriale knyttet til kulturminner for forvaltningen. Det har i tillegg vært arbeidet med løsninger som vil berike informasjonsgrunnlaget om kulturminner i felt i prosjektet ADED, som er et samarbeidsprosjekt med universitetsmuseene.

Riksantikvaren har i forbindelse med regionreformen gjennomført prosjektet Kulturmiljøforvaltning 2020 (KF2020). KF2020 har forberedt og gjennomført overføring av oppgaver i kulturmiljøforvaltningen, samt utviklet digitale tjenester for søknad/saksbehandling (Digisak), og søk i historisk arkiv.

Fylkeskommunene har vært involvert i prosjektet gjennom representanter i styringsgruppen, referansegruppen, ulike fora som har utarbeidet nye arbeidsprosesser, samt brukertesting av veiledere/Digisak. I samarbeid med ansatte hos Riksantikvaren og i fylkeskommunene ble det i 2017 og 2018 identifisert 11 mulige gevinster av prosjektet. Av disse er det tre som er knyttet til effektivisering av forvaltningen gjennom prosessendringer og digitalisering.
Disse gevinstene er:

De fleste søkerne som har tatt i bruk Digisak for å søke om tilskudd melder om at tjenesten fungerer godt, er enkel å finne frem i, og at veiledningen de får underveis er god. Når det gjelder dispensasjonsbehandlingen har oppgaveoverføringen bidratt til at det er færre ledd involvert i saksbehandling, noe som naturlig nok bidrar til kortere saksbehandlingstid og følgelig raskere svar på søknader.

Tilskuddsmidlene er et av de viktigste virkemidlene i kulturmiljøforvaltningen og må brukes mest mulig effektivt for måloppnåelse. Tilskuddene bidrar til gode istandsettingsprosjekter, de bidrar til engasjement og innsatsvilje, og de er viktige for å drive frem kompetanseutvikling. Som en del av Riksantikvarens omorganisering har arbeidet med tilskudd i større grad blitt samlet og standardisert.

Overføring av forvaltningsansvaret for tilskuddsordninger fra Riksantikvaren til fylkeskommunene og Sametinget, har gjort det nødvendig å se nærmere på Riksantikvarens arbeid med tilskuddsforvaltning internt.

En rekke tiltak har blitt iverksatt med formål om standardisering på tvers av tilskuddsposter, forenkling og effektivisering for både fylkene, Sametinget og Riksantikvaren.

Prioritering (17)

Samordning av de administrative funksjonene i miljøforvaltningen, jf. strategi for effektivisering og samordning av de administrative funksjonene i miljøforvaltningen.

Samlet vurdering av resultatoppnåelse

Riksantikvaren har deltatt inn i alle prosjekt og initiativer til samordning av de administrative funksjonene i miljøforvaltningene. Disse prosjektene oppfattes som svært krevende ressursmessig, men de har den høyeste prioritet hos oss. Alle nødvendige ressurser er satt av og andre oppgaver er prioritert ned. Prioriteringen er oppfylt for Riksantikvaren sin del, men det er til dels store utfordringer i gjennomføringen av enkelte prosjekt.

Prioritering (18)

Det er et krav at større direktorater og etater har minimum én lærling. I tillegg anmodes underliggende virksomheter til å vurdere muligheten for å tilrettelegge for enda flere læreplasser og vurdere godkjenning i flere nye lærefag.

Samlet vurdering av resultatoppnåelse

Riksantikvaren har prioritert å tilrettelegge for flere lærefag.

I 2019 hadde Riksantikvaren en større omorganisering av hele virksomheten. Ny organisasjonsmodell trådte i kraft 1. januar 2020 og legger til rette for best mulig oppgaveløsing med best mulig faglig kvalitet og effektivitet. Det er samtidig lagt til rette for endrete arbeidsformer og ny direktoratrolle.

Riksantikvarens overordnede strategi blir nå revidert og skal gjelde fra 2021 – 2025. Samtidig er det utarbeidet en oppdatert kompetanse- og bemanningsplan.

Ny stortingsmelding for kulturminnefeltet med nye nasjonale mål (engasjement, bærekraft og mangfold) legger føringer for prioritering av oppgaver og satsingsområder for Riksantikvaren.

Meldingen legger også føringer for kunnskapsutvikling og internasjonalt samarbeid samt digitalisering av kulturmiljøforvaltningen. I 2021 revideres også FoU-strategien, Internasjonal strategi og digitaliseringsstrategien for kulturmiljøforvaltningen.

I 2020 er internkontrollen i virksomheten videreutviklet, og et nytt avvikssystem er implementert.

Sikkerhetsområdet er styrket og i 2021 vil sikkerhetskulturen i Riksantikvaren være et sentralt utviklingsområde.

Riksantikvaren har i samarbeid med strategisk innkjøpsnettverk, ledsaget av Miljødirektoratet, inngått to rammeavtaler for juridisk rådgivning på feltene offentlige anskaffelser og arbeidsmiljørett med flere.

Riksantikvaren har bidratt aktivt til miljøforvaltningens innkjøpsstrategi i samarbeid med det strategiske innkjøpsnettverket. Riksantikvaren jobber kontinuerlig med identifisering av rammeavtaler som kan inngås på tvers av alle virksomhetene i miljøforvaltningen. Kategoristyring og gevinstrealisering er de veiledende prinsippene for det fremtidige samarbeidet i det strategiske innkjøpsnettverket. Det er identifisert flere områder hvor miljøforvaltningen kan samarbeide mot felles avtaler i 2021.

I 2020 har Riksantikvaren gjennomført flere større anbudskonkurranser. Blant annet kan det nevnes at tildeling av kontrakt for basisutstilling ved Norges verdensarvsteder ble gjennomført på slutten av året. Kontrakten vil sikre leveranse av opptil ni utstillinger, til en total kontraktsverdi på ca. 42 millioner kroner. Kontrakten ble tildelt etter gjennomføring av konkurranse med forhandling. Leveranse av første utstilling planlegges for tidlig høst 2021, ved Vega Verdensarvsenter.

Høsten 2020 ble det ansatt en seniorrådgiver med særskilt ansvar for oppfølging av anskaffelser hos Riksantikvaren. Det er igangsatt en revidering av Riksantikvarens prosedyrer og rutiner, og det er avsatt ressurser til videre arbeid i miljøforvaltningens strategiske innkjøpsnettverk. Innkjøpsstrategien for miljøforvaltningen nedfelt i 2020 vil legge grunnlaget for Riksantikvarens egne virksomhetsspesifikke innkjøpsstrategi.

Det har vært noen utfordringer knyttet til drift av Riksantikvarens IT-infrastruktur etter at Miljødirektoratet formelt overtok driftsansvaret for Riksantikvaren. Tiltak for å bedre dette har blitt identifisert og er under implementering.

I løpet av 2020 har Miljødirektoratet overtatt alle driftstjenestene som var inkludert i Riksantikvarens driftsavtale med Kartverket. Rammeoverføring fra Riksantikvaren til Miljødirektoratet ble gjennomført i revidert nasjonalbudsjett (RNB) (TB 2020 s.9). Migreringen ble utført i tett samarbeid mellom Miljødirektoratet, Riksantikvaren og Kartverket og gikk etter plan med kun mindre utfordringer som raskt ble løst. Miljødirektoratet er nå den eneste tilbyder av IT-driftstjenester til Riksantikvaren.

Riksantikvarens forebyggende sikkerhetsarbeid i 2020 har omhandlet kontinuerlig arbeid for best mulig personvern, best mulig informasjonssikkerhet og best mulig beredskap.

Pandemisituasjonen i 2020 har medført strengt smittevern, som fysiske sikringstiltak. Nedstengning av lokalene, og tidvis åpning ved behov, har innbefattet et strengt smittevernregime når lokalene har vært i bruk. Hjemmekontorordning for de ansatte gjennom storparten av året har medført ekstra søkelys på IT-sikkerhet. Vi har hatt fokus på bevisstgjøring og kompetanseheving gjennom kurs/foredrag, oppdatering av rutiner og tekniske kontroller.

Forebyggende sikkerhetsarbeid i Riksantikvaren har også omhandlet sikring av ansvar og roller.

Vi arbeider kontinuerlig for at forebyggende sikkerhetsarbeid er del av virksomhetens samlede virksomhetsstyring. Ledelsen vurderer i denne sammenheng om sikkerhetsarbeidet fungerer etter hensikten, og sørger for at nødvendige forbedringer gjennomføres. Avvikssystemet vårt skal fange opp uønskede hendelser – avvik fra lovverk, rutiner og retningslinjer – og rapporteringen følges opp.

Riksantikvaren har flere mål som skal sørge for oppfølging og revisjon av informasjonssikkerheten. Våre informasjonssikkerhetsmål om at alle i Riksantikvaren skal ha grunnleggende kunnskap om informasjonssikkerhet, har blitt ivaretatt ved pliktig deltakelse i nettkurs om digital sikkerhet, inkludert personvern. Lederne har også tatt beslutninger om tiltak for å bedre informasjonssikkerhet.

Tilgjengelighet på kritiske informasjonssystemer har blitt målt, med vellykket resultat.

Vi har avholdt digital øvelse innenfor informasjonssikkerhet basert på Direktoratet for samfunnssikkerhet (DSBs scenarioer), også dette med et vellykket resultat. Gjennom dette har vi gjennomgått erfaringene og trukket fram noen læringspunkter.

Som ISO sertifisert (ISO 27001) har vi fulgt opp og revidert informasjonssikkerheten gjennom intern og ekstern revisjon, og lukket avvik innen tidsfrist. Revisjonene ble gjennomført digitalt på grunn av koronasituasjonen.

I 2018 trådte GDPR i kraft i EU/EØS.  I den forbindelse ble det stilt en del nye, og strengere krav til personvern i offentlige virksomheter. I årene 2018-19 ble det gjennomført et omfattende arbeid i Riksantikvaren for å følge opp og etterleve de nye, og strengere kravene som stilles i personvernlovgivningen (GDPR). Dette arbeidet har blitt fulgt opp i 2020.

Behandlingsoversikten, som er en oversikt over alle systemer hvor Riksantikvaren behandler personopplysninger, holdes kontinuerlig oppdatert. Vi følger opp at databehandleravtaler er på plass og følges opp, og har oppdatert personvernerklæringer og håndbøker. Vi har også implementert personvern i ledelsessystemet etter ISO 27001.

Etter Schrems II dommen, som medførte at overføringsgrunnlaget Privacy Shield ble opphevet og det ble ulovlig å overføre opplysninger til USA, har vi tatt en gjennomgang av våre leverandører og fulgt opp på dette punktet. Vi har byttet ut noen av våre systemer for å komme i overenstemmelse med de nye kravene. Vi har også gjennomført e-læring i personvern, noe vi vil videreføre inn i 2021.