Styring og kontroll i virksomheten

Risikoanalyser er en viktig del av den interne oppfølgingen vår av mål, prioriteringer og oppdrag gitt i tildelingsbrev og hovedinstruks.

De fire mest kritiske målsetningene (temaene) for Riksantikvarens måloppnåelse i 2024 ble identifisert som:

1. Utstillingen “Vår verdensarv” skal installeres på alle verdensarvstedene (to i Vestnorsk fjordlandskap)
2. Bevaringsstrategi for kulturhistorisk verdifulle kirker
3. Etterlevelse av lovverk knyttet til arkivering og journalføring (leveranser fra Miljødirektoratet)
4. Kontinuerlig og effektiv utvikling av Riksantikvarens digitale tjenester

Målsetningene (temaene) følges opp gjennom tiltak i årsplanen. Tiltakene er en integrert del av virksomhetsstyringen internt. Oppfølgingen av tiltakene i løpet av året har redusert risikoen i de mest kritiske målsetningene til et akseptabelt nivå.

Riksantikvaren jobber systematisk med risikobasert sikkerhetsstyring og sikringsrisikoanalyse for å oppnå og opprettholde et forsvarlig sikkerhetsnivå for virksomhetens verdier. Risikovurderinger basert på NS 5814 og NS5832 ivaretar det som er særegent for risiko relatert til utilsiktede og tilsiktede uønskede handlinger.

Våren 2024 ble det gjennomført intern og ekstern revisjon tilknyttet standarden ISO/IEC 27001:2022 om informasjonssikkerhet, cybersikkerhet og personvern.

Intern revisjon ISO27001

Riksantikvaren har samarbeid om interne revisjoner med Norsk Polarinstitutt. Intern revisjon ble gjennomført i henhold til standarden og Policy for gjennomføring av interne revisjoner og tilsyn i KLD og etatene om samarbeid i revisjonsnettverket i miljøforvaltningen. Revisjonen har satt søkelyset på hvordan ledelsesansvar, arbeidsdeling, roller og ansvar for informasjonssikkerhet er organisert og tilrettelagt gjennom samarbeid mellom Riksantikvaren og Miljødirektoratet om IT-drift.

Internrevisjonen fant ikke avvik knyttet til kravene i ISO27001, men foreslo seks forbedringspunkter. Ut ifra en samlet vurdering bekrefter revisjonsrapporten at Riksantikvaren oppfyller kravene i ledelsessystem for informasjonssikkerhet.

Ekstern revisjon ISO27001

NEMKO gjennomførte som en del av prosessen med ISO-sertifisering, en resertifiseringsrevisjon i henhold til ISO/IEC 27001:2022 i april. Det ble funnet ett avvik ved denne revisjonen. De korrigerende tiltakene ble rapportert til NEMKO som innstilte til ny sertifisering. Riksantikvaren har ivaretatt sitt oppfølgingsansvar, og oppfyller kravene til ledelsessystem for informasjonssikkerhet (ISMS) på en tilfredsstillende måte.

Riksrevisjonen

Riksantikvaren har for 2023-regnskapet ikke mottatt merknader fra Riksrevisjonen som har krevd videre oppfølging i 2024.

Systematisk og helhetlig arbeid for å redusere klimagassutslipp, naturfotavtrykk og energibruk

Riksantikvaren har en egen bærekraftsrapport som viser hvordan vi arbeider systematisk og helhetlig for å redusere våre klimagassutslipp, naturfotavtrykk og energibruk, jevnfør vedlegg 2.

Antall ansettelser av personer med funksjonsnedsettelse

Riksantikvaren har ikke ansatt noen med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV i 2024. Vi følger med på søkere som krysser av for dette i rekrutteringssystemet vi bruker, og ledere og HR har et særskilt ansvar for å vurdere slike kandidater som er kvalifisert til stillingen, og invitere dem til intervju. Dessverre er det få av de som krysser av for nedsatt funksjonsevne som er kvalifisert for stillingen de har søkt. Her slår kvalifikasjonsprinsippet inn.

For å fremme inkludering og mangfold i våre rekrutteringer har Riksantikvaren inngått et samarbeid med jobbforalle.no i 2025. Vi ønsker med dette å senke terskelen for søkere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV.

Redusere konsulentbruken

Figuren under viser en lavere konsulentbruk i 2024 enn i 2022. 67 pst. av Riksantikvarens konsulentbruk i 2024 gjaldt prosjektledelse innen digital tjenesteutvikling, samt drift og vedlikehold av IKT-systemene. I 2024 var det et ekstraordinært behov for konsulentbruk i forbindelse med flytting til nye lokaler. Konsulentbruken gjaldt innleie av prosjektleder, arkitekter og interiørkonsulenter. Medvirkende årsak til økt konsulentbruk i 2024 sammenlignet med 2023, er også inflasjonsjustering av timesatser hos konsulenter med rammeavtaler.

Riksantikvaren har i 2024 ikke benyttet konsulentbistand fra kommunikasjonsbransjen.

Flytteprosjektet

Riksantikvarens leieavtale i Dronningens gate 13 utløp 31. desember 2024, og vi flyttet inn i nye lokaler med aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept i Schweigaards gate 28 i januar 2025.

For at overgangen til nye lokaler skulle bli best mulig, og for å sikre god fremdrift og involvering, etablert Riksantikvaren et flytteprosjekt.

Flytteprosjektet var delt inn i fire delprosjekter:

1. Leiekontrakt og avtaler
2. Inventar, møbler og utstyr
3. Tilpasning nye lokaler
4. Ansattinvolvering

En styringsgruppe, bestående av ledergruppen og representanter for partssamarbeidet og arbeidsmiljøutvalget, tok beslutninger underveis.

En av arbeidsgruppene hadde som mål å ivareta de ansatte og sørge for god informasjon til rett tid. Arbeidsgruppen samarbeidet også med organisasjonsrådgivere fra konsulentfirmaet Mellomrom, slik at aktiviteter som ryddedager, innflyttingsverksted, befaring for alle ansatte til nye lokaler og digitale kompetansehevingstiltak ble gjennomført på best mulig måte. Gruppen ga også råd om tilrettelegging, inkludering og medvirkning slik at alle ansatte skulle føle seg godt ivaretatt i prosessen.

Ledelse og medarbeiderskap

Som et ledd i å realisere Riksantikvarens virksomhetsstrategi, har vi gjennomført programmer for lederutvikling og for medarbeiderskap. Vi har blant annet avholdt heldagssamlinger der alle ansatte deltok. Riksantikvaren vil fortsette med å innarbeide medarbeiderprinsippene bredt i organisasjonen, blant annet ved rekruttering, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser, og nye arbeidsmetoder i aktivitetsbasert kontorkonsept.

Medarbeidersamtaler 

Medarbeidersamtaler er viktig for Riksantikvaren som et ledd i utvikling av medarbeiderne våre. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler for alle medarbeidere i 2024.

Arbeidsmiljø/HMS

Riksantikvaren skal være en ansvarlig arbeidsgiver som sørger for oppfølging etter behov. I det videre redegjør vi for ulike tiltak og aktiviteter vi har iverksatt for å understøtte dette.

Handlingsplan for aktivitets- og redegjørelsesplikten
Riksantikvaren har laget en handlingsplan for aktivitets- og redegjørelsesplikten. Planen er utarbeidet i dialog med hovedverneombud og ansattrepresentant. Den beskriver hvordan Riksantikvaren skal jobbe med likestilling og diskriminering – hva som skal gjøres, hvordan, når og hvem som er ansvarlig. Planen blir gjennomgått og diskutert i arbeidsmiljøutvalget hvert år og følges opp av HR.

Trening i arbeidstiden
For å fremme god helse og bedre livskvalitet oppfordrer vi våre medarbeidere til å trene. Alle ansatte har mulighet å trene inntil én time i uka i arbeidstiden. Riksantikvaren har hatt en avtale med Muskelklinikken, der ansatte kunne trene, både egentrening og gruppetimer. Mange har deltatt på gruppetimene. Vi har fått gode tilbakemeldinger på at trening i arbeidstiden fører til bedre helse og er en sosial arena.

Psykologtjenester 
Riksantikvaren har avtale med Moment om psykologtjenester. Ansatte kan få bistand om det skjer noe, i jobben eller privat, som gjør at de trenger å snakke med en psykolog. Det skal være lav terskel for bruk av tjenesten. Arbeidsgiver har erfart at flere ansatte har benyttet seg av tjenesten og fått god hjelp.

AKAN 
Som en del av AKAN-arbeidet hos Riksantikvaren, er det utarbeidet AKAN-retningslinjer. Riksantikvaren ønsker tidligst mulig å tilby hjelp til ansatte med ulike rusproblemer. Ansatte skal så tidlig som mulig få tilbud om hjelp både i arbeidsmiljøet og i samarbeid med bedriftshelsetjenesten eller Moment.

Bedriftshelsetjeneste 
Riksantikvaren har en avtale med Agil Helse om helsekontroller og førstehjelpskurs. I 2024 fikk alle ansatte over 50 år tilbud om helsekontroll. Samtlige ansatte fikk tilbud om å ta influensavaksine. Mange ansatte benyttet seg av disse tilbudene. Dette er forebyggende tiltak, som kan bidra til å forebygge sykdom og skader.

Sykefravær 
Sykefraværet hos Riksantikvaren i 2024 viser 5,6 pst., mot 5,9 pst. i 2023. Riksantikvaren har de siste fem årene hatt et gjennomsnittlig sykefravær på 4,7 pst.

HR følger systematisk opp sykefravær, uavhengig av om sykefraværet er arbeidsrelatert eller skyldes andre forhold. Sykefraværet hos Riksantikvaren har over lang tid vært lavt. Økningene i 2023 og 2024 skyldes langtidsfravær som følge av alvorlig sykdom og ikke øvrig sykefravær. I HMS-planen for 2023-2024 er det satt mål om å opprettholde lavt sykefravær på under 5 pst. I 2024 er fraværet rett over dette måltallet.

Figur 6. Sykefravær siste 5 år