Styring og kontroll i virksomheten

Risikoanalyser (RIS) av mål og resultatstyring ble gjennomgått i første halvår 2022 i avdelinger og seksjoner hos Riksantikvaren. Det ble benyttet et risikovurderingsverktøy og metoder utarbeidet av Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Prosessen ble gjennomført trinnvis og risikobildet aggregert oppover: Fra seksjonene til avdelingene, fra avdelingene til Riksantikvarens ledelse og deretter til Klima- og miljødepartementet (KLD).  Avdelingene vurderte hvilke av de mest kritiske målsettingene (temaene) som skulle løftes inn i den overordnede RIS-analysen for Riksantikvaren.

De mest kritiske temaene for måloppnåelsen, med tilhørende risiko var i 2022 vurdert som følgende:

• Bevaringsstrategi på kirkefeltet skal leveres til BDF i rett kvalitet og iht. framdriftsplan.
  • Risikofaktorer var knyttet til manglende ressurser. Interne ressurser ble brukt delvis gjennom overtidsarbeid. Kartlegging av eksterne forhold ble gjort ved tjenestekjøp. Delleveranse 1 var overlevert BDF innen avtalt frist.
• Bevaringsstrategiene (Meld.St.16 2019-2020)
  • Risiko var vurdert knyttet til manglende prioritering og interesse for prosjektet, samt tilstrekkelig finansiering. KLDs supplerende tildelingsbrev med bestilling om noe endret fremdriftsplan og beskrivelse av prosess ble fulgt opp. Rammeverk for bevaringsstrategier var oversendt KLD innen fristen i desember 2022. Det er fortsatt tett kontakt med KLD i bevaringsstrategiarbeidet.
• Basisutstillingen er levert, installert og i drift på Vega og i Alta i 2022, samt Geiranger og Rjukan i 2023.
  • Prosjektet har vært krevende både teknisk og økonomisk og har risiko knyttet til omdømme. I løpet av 2022 var det fremforhandlet ny fremdrifts- og betalingsplan fra produsenten, som er formidlet og akseptert i Alta og Vega. Reprogrammeringen og omprosjektering skjer fortløpende. For mer detaljer, se vedlegg 1 oppdragsliste, oppdrag på tvers av resultatområdene punkt 8.
• Prosjekt for orden i kulturmiljødata er igangsatt og leveranser planlagt og påbegynt.
  • Største risikofaktorer var vurdert knyttet til kapasitet, kompetanse og involvering. Tiltaket har vært å leie inn prosjekt- og prosesskompetanse. I prosjektet har det i analysefasen vært fokus på forankring hos nærmeste samarbeidspartnere i kulturmiljøforvaltningen.
• Flytteprosjektet
  • Vi har satt av tilstrekkelig med midler til å gjennomføre prosjektet i 2023. Det arbeides nå med å planlegge selve flyttingen i 2024.

De målsettingene (temaene) som er mest kritiske for måloppnåelsen for Riksantikvaren følges opp i årsplanen til ledergruppen gjennom året. Tiltakene som avdelingene og seksjonene har utformet er en integrert del av virksomhetsstyringen hos Riksantikvaren.

Konsulentbruken hos Riksantikvaren har som vist i grafen under ligget på om lag 30 millioner kroner årlig.

I 2022 var cirka 62 prosent av Riksantikvarens konsulentbruk viet til digital tjenesteutvikling, samt drift og vedlikehold av IKT-systemene. I tillegg leier vi inn prosjektledere i våre største faglige utviklingsarbeider, for eksempel arbeidet med bevaringsstrategier og innenfor programmet for lederutvikling. Innleie har vært absolutt nødvendig som følge av at Riksantikvaren selv ikke innehar kompetanse til de nevnte digitale utviklingsarbeidene, eller har hatt tilstrekkelig interne ressurser til prosjektledelse.

Det har i 2022 vært arbeidet målrettet for å gi flere ansatte bedre kompetanse innen prosjektstyringsmetodikk. Det har blitt etablert interne ressurser som prosjektstøtte og prosjektlederforum. Samlet vil tiltakene sette Riksantikvaren i stand til å lede større prosjekter selv i årene som kommer.

Riksantikvaren har i 2022 ikke benyttet konsulentbistand fra kommunikasjonsbransjen.

Riksantikvaren er godkjent lærebedrift i mediegrafikerfaget (2019) og IT-utviklerfag (2022). Vi har for tiden to lærlinger hos Riksantikvaren, en som ble ansatt i august 2021 (mediegrafikerfaget) og en i august 2022 (IT-utvikling). Lærlingen i mediegrafikerfaget er den andre lærlingen innenfor dette fagområdet, etter at den første avsluttet sin kontrakt ved fullført læretid i august 2021. Nåværende lærling innen mediegrafikerfaget avslutter sin kontrakt i august 2023, og vi er allerede i gang med prosessen for å ansette ny lærling innen mediefaget, som nå er delt inn i to fagretninger.

Våren 2022 ble det gjennomført intern og ekstern revisjon tilknyttet standarden ISO 27001. I tillegg er det gjennomført en beredskapsøvelse, og Klima- og miljødepartementet har gjennomført stedlig inspeksjon av Riksantikvarens forebyggende sikkerhetsarbeid.

Intern revisjon

Intern revisjon av etterlevelse av ISO 27001 var gjennomført 3.3.2022. Revisjonen ble gjennomført digitalt pga. koronasituasjonen, på plattformen Teams. Gjennomføring var, i tillegg til standarden, forankret i «Policy for gjennomføring av interne revisjoner og tilsyn i KLD og etatene» om samarbeid i miljøforvaltningen til å bistå hverandre gjennom å utveksle IT- og revisjonskompetanse ved gjennomføring av interne revisjoner. Riksantikvaren har samarbeid om interne revisjoner med Norsk Polarinstitutt.

Tema for intern revisjon var Personellsikkerhet (Punkt A.7) og Leverandørforhold (Punkt A.15). Ut fra en samlet vurdering er det ingen områder med avvik som bryter med kriteriene for sertifiseringen.

Revisjonen bekrefter at Riksantikvaren har ivaretatt sitt oppfølgingsansvar og oppfyller kravene i ISO27001 til et ledelsessystem for informasjonssikkerhet på en tilfredsstillende måte.

Ekstern revisjon

Nemko gjennomførte 11.-13. mai 2022 en ekstern revisjon som en del av prosessen med oppfølgingsrevisjon av godkjent ISO-sertifisering. Revisjonen ble gjennomført fysisk i Riksantikvarens lokaler i Dronningens gate. Det er funnet et avvik ved denne revisjonen, da det under gjennomgang av fysisk sikkerhet og runde på lokasjonen ble det observert to ulåste PCer hvor eier ikke befant seg i nærheten. I tillegg er det i rapporten beskrevet 10 forbedringsmuligheter som ikke er avvik fra kravene, men Nemkos anbefalinger. Revisjonen bekreftet at Riksantikvaren har ivaretatt sitt oppfølgingsansvar og oppfyller kravene i ISO27001 til et ledelsessystem for informasjonssikkerhet på en tilfredsstillende måte.

Stedlig inspeksjon av forebyggende sikkerhet

Klima- og miljødepartementet gjennomførte stedlig inspeksjon av direktoratets forebyggede sikkerhetsarbeid 1. desember 2022. Inspeksjonen påviste enkelte forbedringspunkter som Riksantikvaren vil gjennomgå og svare ut iht. fristen i tildelingsbrevet for 2023. Ingen av de påviste forbedringspunktene er av en slik karakter at de vurderes å kunne påvirke direktoratets evne til å håndtere eventuelle hendelser på området.

Beredskapsøvelse

Riksantikvarens krise- og beredskapsledelse gjennomførte en beredskapsøvelse i 2022.

Riksrevisjonen

Riksantikvaren har for 2021-regnskapet ikke mottatt merknader fra Riksrevisjonen som krever oppfølging i 2022.

Lederutvikling

Riksantikvaren har gjennomført lederutviklingsprogram for alle ledere i organisasjonen i 2021 og 2022. Formålet har vært å styrke Riksantikvarens evne til å oppfylle samfunnsoppdraget, til å nå nasjonale mål og til å realisere den nye virksomhetsstrategien. Ambisjonen har vært å etablere et systematisk og langsiktig arbeid for utvikling av lederne hos Riksantikvaren. I 2023 vil arbeidet med ledelse og lederutvikling innarbeides i et eget program for medarbeiderskap. Arbeidet med ledelse er godt forankret i organisasjonen, hos våre eiere og andre relevante interessenter. Det har vært en todelt tilnærming i arbeidet: lederutvikling for ledere som leder ledere, og for ledere som leder ansatte. Det er leid inn konsulent fra Amesto/Coachteam for å bistå med det faglige innholdet og gjennomføring av programmene. Det ble gjennomført fire lederutviklingssamlinger i regi av programmet i 2022. Lederne har gitt gode tilbakemeldinger på konseptet.

Sykefravær og arbeidsmiljø

Sykefraværet hos Riksantikvaren i 2022 viser at samlet fravær var 4,5 prosent. Dette er ett prosentpoeng høyere enn det samlede fraværet for 2021, som var 3,5 prosent. Økningen har sammenheng med gjenåpningen av samfunnet som fant sted i starten av 2022. Et stort antall av Riksantikvarens ansatte fikk Covid-19 etter gjenåpningen, samt andre typer sykdommer i kjølvannet av to år med hjemmekontor og lite eksponering for smitte. Det ble i mai 2022 gjennomført HMS-dag, med vekt på arbeidsmiljø, organisasjonskultur og samhandling.

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtalene ble gjennomført for alle ansatte i 2022. Årets hovedtemaer for 2022 var flytting til nye kontorlokaler, medarbeiderskap og Riksantikvarens direktoratrolle.